Coaching
Lederen som coach

Med et effektivt coaching system ...
... øker du organisasjonens virkningsgrad, 
og oppnår fremragende resultater

            HR - Human Capital hovedprosess

Her om dagen traff jeg på en av de dyktige sekretærene fra min tid i Mercuri Internasjonal. Hun fortalte at en senere direktør hadde innført følgende ordning: "En gang sekretær alltid sekretær." Det var blitt slutt på å identifisere talenter og legge til rette for karriereutvikling. Det hadde vært en kultur for å tiltrekke og beholde talenter. Det som var, var ikke lenger. 

Så hun takket for seg og forsvant derfra. 

En profesjonell coaching prosess er en strukturert, kontinuerlig syklus med ett mål for øyet; å øke prestasjonsevnen hos hver enkelt, - i sum dreier det seg om å øke organisasjonens virkninggrad. Paretos lov, 80/20 reglen gjelder også her, 80% av alle personer, og organisasjoner, er middelmådige. Det du må spørre deg om er; i hvilken av disse gruppene tilhører din organisasjon, din avdeling. 

Den viktigste årsaken til middelmådighet er mangel på systematikk. Er du en av de lederne som gjennomfører din årlige medarbeidersamtale? I fall bør du ikke være for overrasket over mangel på fremragende resultater. 

Det er påfallende at det som synes naturlig innen toppidrett er stort sett fraværende i en business organisasjon. 

Det er jo ikke slik at; "ja, ja, kjære skøyteløper (eller skihopper), nå har vi hatt vår årlige samtale, så får vi se hvordan det er gått etter et år,- lykke til. Den fokuserte, disiplinerte og kanskje strenge syklusen benyttes alle steder der fokus er på prestasjon og å bli fremragende. Dette gjelder all toppidrett, men er uvanlig businessorganisasjoner. Den gode nyheten her er at som leder har du liten konkurranse i ditt arbeid med å skape en høytytende organisasjon. Det er godt innen rekkevidde å bli en suksessrik leder og coach.

Når det er sagt, så det er utvilsomt en hake ved dette. Det vi skal snakke om her er betinget av hva du drev med da du rekrutterte. Ok, så du overtok dine medarbeidere etter andre sier du, det er ikke du som har ansatt dem. Det betyr bare at oppgaven din flyttes fra trinn ett til trinn fire. IK boken "Good to Great" er følgende en felles praksis hos fremragende ledere: "..jobben din består nå i å få de feil menneskene til å hoppe av bussen.."

Mange organisasjoner kan doble, noen ganger flerdoble virkningsgraden og derved prestasjonene ved å ta i bruk et effektivt system for personalutvikling. Hvordan er det i din organisasjon?

Fokus rettes mot å gi deg en mal, en praktisk guideline du lett kan "slå opp" i daglig bruk, hovedsakelig en mal for hvert av trinnene i modellen øverst på siden her.

En PIP prosess (Performance Improvement Plan) skiller seg fra en PDP prosess (Performance Developing Plan) ved at den første er designet spesielt for medarbeidere med prestasjonsproblem. Særlig er oppfølgingen mer detaljert, og prosessen gir coachen og eventuelt (arbeids)lederen grunnlag for å kommunisere med økt klarhet om forventninger. En PIP prosess vil være et passende tiltak i et forsøk på å unngå oppsigelse på grunn av prestasjonsproblem

PDP er den standardprosess som er designet for generell prestasjons-forbedring i organisasjonen. 

Over en periode på 15 år har CMC gitt flere tusen ledere opplæring i dette ledelsesystemet. Jeg har jobbet med nærmere 1000 leder. Det du får her er et fullverdig konsentrat av konseptet. 

Når vi trener ledere i rollen "lederen som coach" gjennomfører de først tre dager trening i kommunikasjon, konfliktløsing og påvirkning (beskrivelse kommer.) Basert på dette trener de videre to dager på å gjennomføring av de forskjellige samtalene i syklusen som du ser ovenfor.

Talent og trening avgjør om skihopperen tar gull i VM. Det samme gjelder for de medarbeiderne du har ansvaret for. Talentet må du plukke ut i rekrutteringen. Her får du det treningssystemet som tar en medarbeider med rett talent til gull. Men først må du utvikle deg til en fremragende coach og trenger. Her får du systemet. Samt et treningsopplegg, maler og retningslinjer som du kan trene etter. 

Som i alle andre sammenheng der målet er verdiskaping er det kvaliteten på den prosessen man benytter som avgjør om vi får suksess. Når en selger oppdager at salg kan være en logisk, systematisk prosess man kan kontrollere og forbedre vil selgeren på kort tid kunne doble, tredoble eller firdoble salget. Det samme gjelder en prosess for trening og opplæring. Effektive prosesser er hovednøkkelen som bringer talentet frem til fremragende prestasjoner. 

Mens vi snakker om lederen som coach bør vi slett ikke glemme resten av historien. Jobben din som leder er ikke primært å utvikle mennesker men å optimalisere ytelse og prestasjon. Hovednøkkelen til suksess er å rekruttere de rette folkene. Der legger du premissen for hvor godt du vil lykkes med å utvikle dine medarbeidere. Den mest profesjonelle opplærings- og treningssystem kan ikke reparere feil rekruttering.

Men så, når det er sagt, da er tiden inne for å sette fokus på lederen som coach. Når du har rekruttert de rette folkene vil du med stor sannsynlighet lykkes med å utvikle fremragende prestasjoner. Det er målet med dette systemet.

Coaching prosessen - prestasjonsmål og forventninger

• Tydeliggjøre organisasjonens overordnede mål og strategier
  
• Skape eierforhold til divisjonens/avdelingens mål og strategi
  
• Utarbeidelse av personlige mål og handlingsplaner
  
• Observasjon og dokumentasjon av prestasjoner
  
• Tilbakemelding, korrigering, veiledning og støtte
  
• Totalvurdering/medarbeidersamtalen
  
• Planlegging av medarbeidernes videre utvikling
  

Vel, det er på tide å gi en kort presentasjon av selve coaching syklusen, vi kan ta det fra venstre. 

Organisasjons-, avdelings- og prosjekt mål 

Individuelle mål må selvsagt forankres helt opp, og medarbeideren trenger info om dette for å kunne se hvor og hvordan hun/han kan bidra. Likevel viser jeg med grå farge at disse to ikke hører med til selve dag til dag coaching syklusen. 

Individuell målsettings- og planleggings-samtale 

Målsettings-samtalen danner grunnlaget for kommende periode. Felles mål for dette møtet, som er mellom deg som leder og din medarbeider, er å oppnå enighet om hvilke mål medarbeideren skal jobbe mot fremover. Møtet skal også sikre harmoni mellom medarbeiderens behov (se grå boks: Personlig visjon) og organisasjonens behov (se de to boksene til venstre). I dette møtet i de grå boksene er underliggende målene, dette er mer langsikte ting, og trenger ikke være med i den daglige prosessen videre. 

Observasjon og dokumentasjon

Dette er sentrum og hjertet i coaching prosessen. Fotballtreneren gjør video-opptak av fotballkamper for å gi spillerne tilbakemeldinger dokumentert ved fakta. Coachen (for skihopperne) viser videoopptak meter for meter, stopper ved hoppkanten, kjører tilbake og viser det igjen. Tilbakemelding basert på fakta er like viktig for lederen i rollen som coach. 

Du kan ikke forvente å bruke videokamera så mye, så her er det inn observasjonsevne som er avgjørende. Kall det å lytte aktivt med øynene. Din jobb er å komme med matnyttig tilbakemelding ved å observere, dokumentere og klassifisere prestasjonen i forhold til de målene som er satt.

Tilbakemelding, veiledning og korrigering

Det er her du skal hjelpe medarbeideren med å korrigere adferd for å bedre prestasjonen opp mot målene. Denne delen av prosessen består av en rekke mer uformelle samtaler.

De to røde pilen knytter sammen disse tre funksjonene som utgjør den sentrale delen av syklusen. 

Medarbeidersamtalen – Totalvurdering

Dette er den mer formelle samtalen i slutten av en avtalt periode, det kan være et år, og det kan så klart være korter tid når person er ny eller det er mye endringer. Her gir du medarbeideren en totalvurdering i forhold til de målene og tidsrommet dere avtalte. Medarbeideren foretar samtidig en egenvurdering. Målet er å komme frem til en felles vurdering. 

Medarbeiderens personlige visjon, planlegging av videre karrière-utvikling 

Målet er å bestemme og planlegge utviklingstiltak for medarbeideren ut fra de behovene som kom frem i totalvurderings-samtalen.

Prestasjonsforbedring som alternativ til oppsigelse 

Til forskjell fra en PDP prosess........ (forts)

Så er vi her hvor det ofte starter; du har problem med en medarbeiders prestasjon og du er begynt å bekymre deg over vedkommende. Mest sannsynlig har du allerede tenkt tanker omkring oppsigelse, men har kommet til at du først vil du foreta en coaching prosess som første tiltak.

Du har vurdert oppsigelse men mener at det er grunn for å gi den ansatte en sjanse ved å gi vedkommende trening. Prosessen blir den samme for et slikt problemtilfelle som ved vanlig trening og opplæring. Så det første du gjør er å gå til neste trinn og avtale en målsettings-samtale med vedkommende.


Du har fire nøkler til prestasjonsforbedring som du bør forsøke før du seriøst vurderer oppsigelse. Du finner alle fire innebygget i systemet.


1) Klare forventninger
- klare resultatområder
- klare prestasjonsstandarder

2) Regelmessig tilbakemelding

3) Kontroller det du forventer

4) Aldri anta noe!
- Ikke anta at personen vet; ikke anta at han har forstått hva du forventer av ham, ikke anta at han vet hvorfor du ikke er fornøyd med det han presterer osv. Aldri anta. Det eneste du som leder bør anta er at alle gjør sitt beste. At ærlig mennesker gjøre ærlige feil. At alle gjør det så bra som det er mulig for dem å gjøre.
Herfra går du videre i syklusen på vanlig måte, start med målsettings-samtalen.

lederen som coach | coaching prosessen