Målsettingssamtalen /- planleggingssamtalen.
Sjekkliste - for avtale om individuelle prestasjonsmål og handlingsplaner.
Coaching prosessen og prestasjons mål.
Målsettingssamtalen er en gjensidig diskusjon som fører til enighet om prestasjons mål på slik en slike måte at balansen mellom organisasjonens og individuelle behov er ivaretatt.I målsettingssamtalen kommer du og og medarbeideren frem til prestasjons mål og handlingsplan for en bestemt tidsperiode. For de fleste passer det å gjennomføre møtet som en oppstart på et nytt år. For nyansatte og ved mye endringer er det ofte behov for kortere sykluser enn ett år.
Kanskje er dette medarbeiderens første målsettingsmøte med deg, men er dere i en etablert coaching syklus vil dere nylig ha gjennomført en medarbeidersamtale / total-vurdering som avslutning på forrige avtaleperiode.
For gjøre målsettingsmøtet effektivt trenger medarbeideren informasjon som grunnlag for egen forberedelse. Så det først du gjør er å avtale et ..
..forberedelsemøte.
- Som forberedelse til målsettingsmøtet tar du en samtale på forhånd med din medarbeider. Er medarbeideren ukjent med prosessen, kanskje trenger dere mer enn en time, andre ganger kan det være ganger nok med ett kvarter. Behov for grundighet i de følgende punktene påvirkes av medarbeiderens erfaring med coaching prosessen.
- Forklar medarbeideren formålet og viktigheten av å arbeide med mål og handlingsplaner som dere begge har akseptert.
- Fortell om det kommende målsettings- og planleggingsmøtet, samt din og medarbeiderens rolle i møtet.
- Forsikre deg om at medarbeideren har forstått viktigheten av at målene forankres i: - Bedriftens visjoner, strategier og mål (bedriftens styringsparametere.) - Medarbeiderens personlige visjon og karriereplan. Mange bedrifter jobber ikke profesjonelt med medarbeiderutvikling, de trekker inn lite eller ingen ting av medarbeidernes personlige målsettinger knyttet til kompetanse og karriere. Teknisk kan man jobbe med resten av coaching prosessen uten å trekke inn medarbeiderens personlige, langsiktige mål for kompetanse- og karriereutvikling, men være oppmerksom på at du fjerner du en hovedpilar som gir kraft til prosessen.
- Ha med en kopi av dine egne prestasjonsmål med en forklaring til hvert mål og til hvordan målene er forankret i bedriftens styringsparametere. Din medarbeiders jobb er å hjelpe deg til å oppnå dine mål, og hun/han trenger en beskrivelse på hvordan dine mål er knytttet opp mot de arbeidsområdene du mener medarbeideren bør sette mål for.
- Ha med en kopi av kriterier for å sette mål..
- Be medarbeideren om å:
- Sette opp en liste over egne mål.
- Komme frem til hvordan målene kan måles.
- Tenke gjennom muligheter og hindringer for å nå målene, og forslag til å møte hindringene.
- Skrive ned alle spørsmål om temaet.
- Understrek viktigheten av at avdelingen/prosjektet når målene, og din tillit til medarbeideren som en viktig bidragsyter.
- Avtal sted og tidspunkt for målsettingsmøtet. Dette er et møte med høy virkninggrad. Ikke være gjerrig på tiden. Sett av minst 1/2 dag.
Kriterier for å sette mål
De færreste ledere vil oppfatte et kurs i hvordan sette mål som særlig eksotisk. Alle ledere er gode til det å sette mål. Synes de. Man ble jo ikke født i går, heller. I Mercuri lærte jeg enkle, meget effektive metoder for å lykkes i salg. Vet du hva jeg oppdaget senere? sakte, umerkelig mishandlet jeg gode vaner, jeg tok for lett på det og slutte å holde noen av de tidligere så selvskrevne teknikkene ved hevd. jeg mistet vesentlig av gjennomslagskraften i salget, inntil jeg en dag bråvåknet.
Så hvordan er det med deg når det gjelder målsettinger? Mange ledere surrer med dette. Her har du en liste over hvordan beskrive og vurdere mål. Bruk den sammen med dine medarbeidere.
- PRIORITET
Prioriter målene, viktigst, nest viktigst osv. Forsikre deg om at når dine medarbeidere havner i tids- eller ressursproblem så har dere avstemt hva som skal prioriteres. Klargjøring av viktighet gir dere begge et klart hint om hva fortjener oppmerksomhet, både i diskusjonen under målsettingsmøtet og senere i coaching prosessen. - VIKTIGHET
Det viktigste kriteriet er; jobb med rett sak, det/de områdene som i størst grad påvirker overliggende målsetting. Dette gir også de viktigste målene. Så prioriter målene; viktigst, nest viktigst osv. Forsikre deg om at når dine medarbeidere havner i tids- eller ressursproblem så har dere avstemt hva som skal tas først. - MÅLTYPER.
Når dere har funnet de rette sakene å jobbe med, bestem rett:Kvantitetsmål
Kvalitetsmål;
redusere klager fra 4% til 1%.
Kostnadsmål;
Implementering av nytt system skal koste maks. X kr.
Tidsmål;
Implementering av nytt system skal være testet og i bruk innen dato xx.xx.xx.
Resultatmål;
Måling av output, både kvalitetsmål og kvantitetsmål.
Arbeidsmål;
for eksempel iverksette coaching prosess i egen organisasjon
Utviklingsmål;
for eksempel øke tilslagsprosenten for møtebooking.
- VANSKELIGHETSGRAD.
List opp målene etter vanskelighetsgrad. Styrer hva dere bør legge vekt på i målsettingssamtalen og hva du bør særlig følge opp fordi medarbeideren sannsynligvis vil trenge hjelp. - Tilgjengelige ressurser.
Tilgjengelige ressurser er en premiss og vil være styrende for ambisjonsnivået. - Jobbansvar.
Klargjøring av hvor ligger ansvaret.
Målsettingsmøtet.
Så sitter du der og er forhåpentligvis klar for en målsettingssamtale. Kanskje sitter du på eget kontor, det viktigste er at møtet gjennomføres uten forstyrrelser. Det er bare minuttet om å gjøre så er din medarbeider på plass, du har malen for målsettingssamtalen klar for deg:
- Skap en positivt atmosfære.
Start uformelt. Å by på en kopp kaffe o.l. har beroligende virkning. Vis ekte interesse for noe du vet medarbeideren er positivt opptatt av, privat eller jobb. Har han fått ny bil, vært i utlandet, gått birkebeineren, fått et barnebarn? - Klargjør mål og hensikt med samtalen.
Du foretok en klargjøring under forberedelsesamtalen, men gjør det til en regel, summer opp dette som en start i målsettingsamtalen. - Be medarbeideren om å gå gjennom sine mål.
På den måten får du vite hva medarbeideren selv har tenkt upåvirket av dine forslag. - Kom til enighet om målene
Kanskje var de forslagene medarbeideren kom med fullgode. Hvis ikke kommer du inn med dine forslag for å supplere og få et godt balanced scorecard som ivaretar områder med stor viktighet og påvirkning på resultatet.
Dette er den ene av møtets hovedsekvenser. En av fallgruvene dine er at du i for liten grad forankrer målene til overliggende strategier slik at målene blir hengende og slenge for løst. - Diskuter og kom frem til handlingsplan for hvert mål.
Vær bevisst hvilket DiSC personlighetstemperament din medarbeider har. Forrige punkt dreier seg om hva, dette punktet dreier seg om hvordan. Dersom medarbeideren din er en Pådriver vil hun/han har seg frabedt med for mye detaljsnakk. Er medarbeideren derimot en Stødig planlegger, vil behovet for hjelp til å klargjøre "step by step" hvordan gjøre ting være mye større. Så skaff det innsikt i dine medarbeideres atferdsprofil og du vil ha langt større mulighet for å treffe på deres psykologiske motivasjonsområder. - Avtal fremdriften.
En av de mest utbredte "sykdommene" i Norsk næringsliv er mangel på avtalekultur. Man lar ganske enkelt være å avtale når hva skal være utført av hvem og når. Bestem deg før jo heller for å utvikle en avtalekultur. Dette gjelder både for hva du skal gjøre og hva medarbeideren skal gjøre. Glipp på dette og du reduserer effekten av en hederlig innsats så langt med 50%. - Så ber du medarbeideren om å oppsummere hva dere har avtalt.
Slik tar du kontroll og kan gå fra møtet med en rolig følelse. Ved å la medarbeideren summere opp får du en klar følelse av hva han/hun har fått med seg og forstått. Om du registrere mangler i oppsummeringen, ikke gjør deg den bjørnetjenesten å bare korrigere. Finn ut hva som mangler og bruk anledningen til å oppnå forståelse. Dette er en investering du vil ha mangedobbelt igjen for senere. - Uttrykk at du har tillit til at medarbeideren og avtal nytt møte
Ja, avtal nytt møte nå. Dette skiller den den fremragende lederen fra den middelmådige. Straks du gjør avtale om nytt tidspunkt sender du et tydelig signal til din medarbeider om at hun/han er viktig, det han/hun har som oppgaver er viktig og det har din oppmerksomhet fra start av.
Ferdigstilling innhold 1. kvartal 2009
5 januar 2009
Kjell Ramstad
