Vær direkte, - ikke la flertydigheter snike seg inn i samtalen.
Oppsigelsesprosessen (Denne siden: Figur med rød ramme. Klikk på figurene)
Du har nå brukt mye tid på å planlegge det hele. Å gjennomføre selve oppsigelsen tar ikke lang tid. Noe avhengig av din personlighet så er problemet å være rett frem krystallklar.
Jeg har trent noen hundre ledere i å mestre slike konfliktsituasjoner, og selv under trening sliter ledere med å være klare. Vær klar. Og så barskt det enn kan lyde, bruk ordene "oppsagt", "avsluttet", "opphørt" eller "avskjediget". En vesentlig årsak til at du må kalle en spade for en spade; når folk hører dårlige nyheter går mange inn i et modus med selektiv hørsel. En leder bruket betegnelsen, "få deg ut", og den ansatte gikk ut med den oppfatningen at han hadde fått ny jobb på et utekontor.
Vis gjerne sympati ved å starte slik: "Det kommer ikke til å bli lett for deg å høre det jeg skal si nå," Forsett å snakke enkelt, rett frem og hold deg til dokumenterte fakta. Du har jo allerede hatt samtaler med vedkommende, så beskjeden om en oppsigelse skulle ikke komme helt overraskende.
Så vær klar, bruk markerende stil og si: Du blir oppsagt fordi... du ikke har levert omsetning i henhold til det som er avtalt"," "..du har etter gjentatt advarsel har opptrådt beruset på jobb", .."du har begått tyveri."
La være å liste opp en rekke med negative ting, motparten kan oppfatte det som om du trenger å rettferdiggjøre oppsigelsen.
Det er ikke bare innholdet i hva du sier som er kritisk. Måten du sier det på kan endre hele situasjonen fordi det styrer hvordan mennesker reagerer. Om motparten opplever sin selvrespekt truet kan det underbygge følelsen at at selve prosessen er urettmessig. Da kan du forvente et selvpåført, unødvendig problem.
Vær forberedt på at den oppsagte kommer med innvendinger. Det er en teknikk, ofte ubevisst, for å få deg til å skifte tema. Mange ledere er utrolige dårlige til å styre en samtale. Ikke la det være deg. Ikke gå på limpinnen og skift tema når innvendingen kommer. Så du sier bare kort: "Det du bringer inn der er ikke tema for samtalen. Det er kun ett tema for denne samtalen, og der er din oppsigelse." Om den oppsagte blir aggressiv og fiendtlig gjør du et opphold i møtet og insister på at vedkommende stopper væremåten. For å stoppe argumentasjonen ved direkte å si: "Jeg vil ikke argumentere med deg."
Avslutt samtalen med å si at du er lei for det som har skjedd, men at du var nødt til å gjøre det. Sørg for at du ikke oppfattes som noens løpegutt.
Avhengig av situasjonen kan du bidra ved å tilby å være referanseperson. Uansett kan det være en fordel for den som er oppsagt. Reis deg, ønsk personen lykke til med et fast håndtrykk. Deretter introduserer du representanten for personalavdelingen og forlater så rommet.
Hva du ikke skal gjøre. Vanlige feil ved oppsigelse:
Ikke snakk om deg selv
Hvis du sier: "Jeg vet hvordan du føler det," eller "Jeg ønsker ikke å gjøre dette...." så virker du mer bekymret for deg selv enn for den andre. En andel av befolkningen ønsker å se seg selv som omsorgsfulle og kan bli mer opptatt av å oppfylle eget selvbilde enn å ivareta andre. Ikke tilby deg å gi råd. Alt dette oppfattes fort som at du har behov for å sette deg selv i et bedre lys. Du trenger ikke det. Som tidligere sagt, aksepter at det du gjør er det rette.
Ikke forskjønn
Ikke tilby falsk ros, ikke fortell den som er oppsagt alle grunner for at du synes vedkommende er en bra kar/kvinne. Jeg sier ofte til ledere når vi trener på dette: Ikke la budskapet ditt snø ned med søppel. Søppel er alt som er i tillegg til budskapet. Budskapet er: Du er oppsagt + årsak. Akkurat så kortfattet. Du har ovenfor fått en a)innledning og b) avslutning. Mellom der kommer budskapet. Ikke noe mer. Alt du sier ut over dette gjør ting uklart og forvirrende. Si det på samme måte som om du ville ringt fra Rikstoto og meddelt vinneren en gevinst.
Når det det sagt, om du synes det passer, velg en positiv ting du helhjertet mener om personen og si det.
Ikke forsvar deg selv
Kanskje blir du fortalt at du er en dårlig leder. Kanskje får du skylden for den oppsagtes dårlige resultater. Kanskje blir du beskyldt for ikke å ha ytet nok støtte. Siden du har gjennomført prosessen i henhold til denne guiden og vet du at dette kommer du til å mestre på en profesjonell måte. Motstå fristelsen til å forsvare deg. La være å forklare at den andre tar feil. Din side av historien er ikke tema for denne samtalen. Hvorfor jeg maser? Jeg har sett ledere i virkelige situasjoner, jeg har sett ledere i tusenvis av treningssituasjoner begå denne feilen igjen og igjen. De responderer på irrelevante tema. Så, skriv det i lysende bokstaver, behold kontrollen, du har valgt tema, du er ikke der for å svare på spørsmål eller respondere på argumenter og innvendinger fra den oppsagte part, det har du gjort tidligere i prosessen.
Vær kreativ - selg ideen, la den ansatte si opp selv.
Det skjedde i min først sivile jobb etter noen år i marinen. Personaldirektør Ivarson i EPA kom på besøk til varehuset i Moss, han ville ha en prat med meg. Jeg hadde en lederjobb og var ansatt i mitt tredje år. Jeg hadde noe tid før sendt en skriftlig kritikk til ham om noe. Antakelig var det ikke slik man burde gjøre det i EPA. Ivarson var så dyktig til å selge meg på ideen om at jeg ville gjøre større suksess andre steder enn i EPA at jeg ble begynte å tenke. I etterkant kan jeg også se at det faktisk var rett. Med mitt syn på hvordan ting bør være fikk jeg vesentlig større muligheter i andre organisasjoner. Kort tid etter leverte jeg min egen oppsigelse.
9 år senere hadde EPA problemer. Da hyret de meg inn som konsulent. Så slik kan ting henge sammen. Jeg angret ikke på at jeg skrev min egen oppsigelse. Poenget er at det positivt og problemfritt på grunn av en dyktig personalsjef
Å tilby den ansatte å si opp selv er mest vanlig ved høyere lederstilling. Imidlertid er dette en hensiktsmessig utgang uansett stilling. Forsøk alltid å selge ideen om selv å levere oppsigelse.
Så, i mange situasjoner, når ferdigheter, arbeidsetikk eller personligheten til en ansatt ikke passer med resten av organisasjonen, du kan faktisk gjøre dem en tjeneste ved å la de gå. Bruk argumentet. De kan, på samme måte som jeg gjorde, være klar over dette selv. Så før du går til det skritt å si opp noen, spør den ansatte om han virkelig trives i jobben, om han synes han har det bra. Her får du et konsulenttriks: Bruk en skala fra 1 til 10. Be den ansatte om å plassere seg på skalaen. Noen ganger vil den ansatte erkjenne at det er i egen interesse å flytte på seg. Erkjenne at det er smart å skrive sin egen oppsigelse.
Avhengig av situasjonen kan du bli nødt til å legge noe større press i det. Spør om hvordan vedkommende helst vil forlate firmaet. Du kan om det er passende gå et skritt lenger og si at vedkommende har valget mellom å bli oppsagt eller å selv å si opp. I den hensikt å ivareta personen er det også andre valg du kan gi; du kan spørre om den oppsagte ønsker å bli geleidet ut av deg eller en fra HR, om vedkommende ønsker å ta med seg personlige eiendeler nå eller gjøre en særlig avtale om tidspunkt senere, og om vedkommende ønsker å ta samtalen med HR nå eller senere når følelser er falt mer til ro.
Utfør mentale trening (les mer om mental trening her..>>) som en del av forberedelsen, se deg selv i forkant, rolig og sikker, seg deg selv styre samtalen ved å bringe alle forsøk på omgåelser tilbake på sporet.
Pføy. Jobben er gjort.
Du har iverksatt en vel planlagt, effektiv og skånsom oppsigelse.
