Mal for planlegging
av oppsigelse

Lag din egen plan for 
effektiv og skånsom gjennomføring

Oppsigelsesprosessen

"Det er helt utenkelig å ikke ha en mal i verktøykassen for gjennomføring av en oppsigelse."

En gjennomprøvd og hensiktsmessig guideline for planlegging og gjennomføring av vellykket avviklingsprosess

Du har kommet til at oppsigelse er det rette og ønsker å planlegge for et vellykket resultat. Å be en ansatt om å gå er ukomfortabelt, noen ganger smertelig. Jeg vet det fra egen erfaring og som coach har jeg observert nervøse ledere som plages av gnagende uro i magen og søvnløse netter. Desto lenger du befinner deg personlighetsmessig fra hjørnet oppe til venstre i denne atferdsmatrisen , desto mer ukomfortabelt vil du ha det. Og desto større risiko for å utsette handlingen. Ikke gjør det. 

Her kan en enkel plan og litt struktur være til hjelp, og motvirke den verste sorten av ørkesløse grublinger som lett fyller det uklare med worst case; som bare bidrar til økt nervøsitet. En praktisk mal som dekker prosessen gir deg noen knagger du kan forholde deg til når du de siste dagene før gjennomføring går og ikke kan la være å tenke på det du skal "igjennom." 

Og, ingen tror vel at Donald Trump og Ellen Nicolaysen, eller hvem det måtte være, gjør sitt mesterstykke uten nettopp å ha en mal for oppsigelse. Et velstrukturert manus og "screenplay" er suksessfaktoren for å fremstå elegant og effektivt. På samme måte som selgere kan doble og tredoble effektiviteten i salget ved å implementere logisk struktur og metodikk kan du som leder sikre deg en vellykket oppsigelse ved å ha en systematisk mal for gjennomføring. 

Dersom du merker en tendens til å utsette iverksettelsen, det å være opphengt i feil folk kan snart bli enda verre for deg enn å si opp en medarbeider, verre både for deg, for medarbeiderne dine og forretningen din. Jeg har sett for mange eksempler på at det å skyve på problemet bare gjør det hele verre for lederen. Så, ikke lukk øynene for realitetene, ikke aksepter din egen ubesluttsomhet, brett opp skjorteermene og sett i gang. Trekk den vonde tannen nå før det blir rotbetennelse. 

Dokumentasjon

Har du sørget for nødvendig dokumentasjon?

Uten et godt dokumentert case mangler du ammunisjon og da sitter du fort i klisteret. Desto bedre du har dokumentert prosessen underveis, desto mer sannsynlig kommer du ut av det helt greit. Så det bør foreligge aksepterte avtaler, avtalebrudd for eksempel i form av at ting ikke er utført og mål ikke er nådd, at du har gitt medarbeideren flere sjanser til å rette opp, at han/hun har fått relevant hjelp osv. I en god dokumentasjon er dette systematisk nedtegnet. 

Du skal dokumentere medarbeiderens prestasjoner og du skal dokumentere at alt er håndtert på en passende måte i forhold til oppsigelsen. Dokumentér fortløpende hvordan du informerte medarbeideren om mål, krav og forventninger; hva ble avvikene, og i hvilken grad visste han/hun at forsatt avvik ville medføre å få sparken. Vær sikker på at du behandler likt, ikke beskyld en for overtredelser andre slipper unna med. 

Hvis du praktiserer et coaching system er dokumentering innebygget i prosessen og du har trolig ditt på det tørre. Du bør ha gjort notater om den ansattes arbeidsprestasjoner, signert av begge. Så du har altså tatt vare på all skriftlig kommunikasjon og informasjon om manglende resultatoppnåelse. NB! Det er viktig at ting har værtavtalt . 

Så la ikke mangelfull dokumentasjon bli det du smertelig skulle komme til å angre. Som coach har jeg vært involvert i flere oppsigelser der prosessen måtte forlenges for å få på plass nødvendig dokumentasjon. Mange har ikke et systematisk coaching system og venter med å dokumentere til de er blitt sikre på at det er en oppsigelses sak. Det du skal gjøre, begynn å dokumentere straks du begynner så de det som et problem. Det er som med backup av harddisken, der blir litt sent å gjøre etter etter at disken har krasjet. Så det aller første du må gjøre er å begynne å dokumentere. Ledere i topp 10% gruppen har gjort dette til en vane, det er innebygget i den daglige prosessen. Eller kom i gang så fort du får en anelse om at situasjonen kan utvikle seg til noe mer. 

Hva gjør du hvis du mangler dokumentasjon? 
Det kommer nok an på konsekvensene ved å la personen stå i stillingen til ting er på plass og ved å kjøre gjennom prosessen uansett. 

Hvis du kommer til at det er nødvendig å kjøre gjennom for å få tingene på plass tar du prosjektet direkte til coaching prosessen . Er du en av mange ledere synes det er vanskelig og tøft å gi objektiv tilbakemelding på negativ adferd? Dersom du har gjort dette for dårlig hittil er du nå nødt til å komme på banen for å ta kontroll på oppsigelsesprosessen. Sørg for at medarbeideren har klare, forståtte og helst aksepterte mål. Dette får du på plass i enmålsettingssamtale. Deretter følger du opp periodisk. Men sitt ikke og vent om du ser uhensiktsmessig adferd og avvik. Det tar du umiddelbart tak i. 

Hva du ikke bør gjøre!
 

Ikke gjør dette!

Jeg har sett mange ledere gå i den fellen å glatte over problemet mens de håper at det skal forsvinne (av seg selv). Konsekvensen er at medarbeideren tror at sjefen er fornøyd. Om du gjør dette kan det etter oppsigelsen gi deg juridiske problemer. 

Det er avgjørende at du har tillit. Du kan ikke gi virkelig støtte og hjelp til en du ikke har tillit til. Å innta et tja-forhold til en medarbeider fungerer ikke, du kan ikke ha delvis tillit. Ikke la det være en følelsessak, som leder må du her ta et bevisst valg. Så lenge du har tillit, og det kan du ha selv om en medarbeider ha prestert dårlig, så snakker du ikke om oppsigelse.

Straks du du avgjør at tilliten er borte kan du ikke lenger være leder for denne personen. Mange gjør det likevel, men da tar ikke ansvar som leder. Så det du forteller din medarbeider er at tilliten er borte og at vedkommende nå får en mulighet til å fortjene tillit. Og hvis hun/han ikke lykkes med å gjenopprette tilliten kan du ikke lenger være leder for vedkommende, og vedkommende vil bli få en oppsigelse. 

Du kan fortsatt tenke gjennom en ekstra gang,..

... la oppsigelse være det det siste du tyr til

Hovedregel: Når du første gang får den ubehagelig tanken om at personen er rett, når tvilen begynner å gnage ... det er tidspunktet for å ta beslutningen. Da har allerede så mange alarmerende ting skjedd at når den klokken ringer, hvis du ikke handler da, resolutt ... kanskje skulle du ikke vært leder, egentlig.

Når oppsigelse er på sin plass skal den ikke utsettes.

Men likevel;  før du setter i gang, spør deg selv om du virkelig skal be denne personen om å gå eller om du bør gi vedkommende en tilstrekkelig mulighet til å oppfylle kravene. Er det personen som er problemet? Eller er det omgivelsene? Kan hende du befinner deg i en tilstand av usikkerhet, bare pass på at du ikke blir handlingslammet. Få tatt beslutningen. 

I planleggingsfasen, du har jobbet med caset, bevisstgjort deg nye momenter; for eksempel at inkludert tapt tid, kostnader til rekrutteringen, tap arbeidsinnsats; en oppsigelse koster 2-3 ganger den ansattes årslønn. Kanskje har du kommet til at medarbeideren ikke har fått nok hjelp, er blitt satt til å oppnå urealistiske krav; at vedkommende egentlig har et potensial. Så du stopper prosessen, skifter fokus og iverksetter et Coaching program >> med tett oppfølging.

Ingen ting, bortsett fra om du går inn i et juridisk problem, og da kan det koste deg mye. Du må ha full kontroll på hva loven Arbeidsmiljøloven) krever av deg som ansvarlig leder om varsling om oppsigelse, forskjellige typer, oppsigelsesvern og en rekke andre forhold. På disse sidene snakker jeg ikke om de lovmessige aspektene og rammebetingelsene, jeg snakker om enkle, praktiske metoder og teknikker så du kan ha kontroll på prosessen slik at en et problem med en medarbeider likevel ender til din og organisasjonens beste. 

Alt om det lovmessige kan du finne andre steder, et bra sted er: 
Bedin bedriftsinformasjon > klikk her >> 
Og på følgende nettsted finner du svar på spørsmål som advokatfirmaet NorJus har fått fra klienter og som er behandlet i juridisk litteratur, i rettssaker og i lovgivingen. Der kan du kan også bruke ditt kredittkort og kjøpe svar på ditt eget juridiske spørsmål:NORJus hjemmeside > klikk her >>

Prestasjonsproblem

Dette betyr at på en eller annen måte blir en jobb ikke gjort. Det kan problem med å levere kvantitet, kvalitet, punktlighet, eller det kan dreie seg om problem med relasjoner, disharmoni med organisasjonen. Det første du gjør når du oppdager et prestasjonsproblem er å diskutere problemet personlig med din ansatte ..klikk figur>. 

Sjekkliste. Lag deg en sjekkliste over ting som skal innhentes, slik som nøkler, bærbar PC og passord 

HR støtte. Gjør eventuelt avtale med en fra personalavdelingen som skal brife den oppsagte om forsikringer, feriepenger og sluttoppgjør. 

Vær fortsatt proaktiv, planlegg hva du trenger å gjøre for å erstatte den personen som skal sies opp. Trenger du å ansette en ny så tar det tid. Start rekrutteringsprosessen straks situasjonen tillater det..> les mer her..>>

Så, nå har du bestemt deg, det blir oppsigelse, og selv om du skal gjennomføre et drøftelsesmøte, det er nå tid for å ... 

Bestemme dato, tid og sted

Du vil aldri finne et godt tidspunkt for å meddele folk en oppsigelse, men du bør finne bedre alternativer å gjøre dette på enn å bruke fredag ettermiddag eller siste dag før juleferien til å opplyse folk om at de har fått sparken.

Når du foretar oppsigelsen på en mandag gir du den oppsagte muligheten til umiddelbart å ta tak i egen situasjon. Personen kan straks gå i gang, undersøke nettsider med ledige jobber, det viktige er at de kan få tak i personer på telefonen, og flere vil straks ta kontakt med egent nettverk. 

Så, det første det du gjør mandag morgen er å spise den motbydelig frosken. For du må jo likevel spise den. La være å kaste bort dagen med å grue deg til møtet på ettermiddagen. Oppdater deg på firmaets policy; må den oppsagte rydde skrivebordet umiddelbart kan lunsjpausen, med færre kolleger til stede, være et egnet tidspunkt. Videre, planlegg detaljene dersom policy krever at den oppsagtes tilgang til systemet stoppes eller at personen skal følges ut av kontorene. Du kan, for sikkerhets skyld, velge å ta en backup av vedkommendes kritiske filer før samtalen finner sted. Ha sluttoppgjøret klart til den dagen du gjennomfører oppsigelsen.

Tenk gjennom hvor du vil avholde møtet. Ta møtet et sted der du enkelt kan formelt terminere møtet. Så ikke ta vedkommende ut til lunsj, ikke ta møtet på ditt kontor. Ta møtet i et formelt møte- eller konferanserom der du har kontroll, og kan enkelt avslutte når du bedømmer at tiden er inne, reise deg, tømme rommet, og, - det var det. 

Hovedpoenget vil ofte være hvordan du meddeler nyheten bestemt og mest mulig skånsomt; du skal raskt som mulig komme deg tilbake på sporet med resten av organisasjonen på en god måte. 

Dagen og timen har kommet, nå sitter du her og med din plan for oppsigelse møte. Bestem når og hvor møtet for oppsigelse skal skje, hvem skal være til stede, og hva skal sies. Ha klar en løsning for videreføring av den ansattes prosjekter som ikke er ferdigstilte. 

Nå er det over, og du har selvsagt planlagt og avtalt i detalj for hva som skal skje etter oppsigelsesmøtet og hvem som skal gjøre det; umiddelbart tar en fra personalavdelingen (dette kommer jo an på organisasjonens beskaffenhet, det kan være at du må håndtere alt det praktiske selv) seg av sluttdetaljene; samler inn nøkler, evt. kredittkort, bærbar PC, sørger for nødvendig papirarbeid, svarer på spørsmål om forsikring, feriepenger etc. Minne HR-medarbeiderne som deltar i slutthåndteringen at de ikke la seg lokke til å komme med uttalelser eller å kommentere dersom den oppsagte kommer med påstander eller kritikk i forbindelse med oppsigelsen.

Hva du ikke bør gjøre

Jeg kjenner ledere som har smertelig erfart at de burde ha sjekket mer enn sin egen kalender når de beslutter dagen for gjennomføring av oppsigelsen. Her får du to eksempler. En far hadde sin datter hos første dag i forbindelse med skolens praksisuke. Følgen var at både den oppsagte og han datter ble fulgt til døren etter oppsigelsen. Ved et annet tilfelle var det familieomvisning i fabrikklokalene samme dag som den ansatte ble oppsagt. OK, du har tatt poenget. 

Men før du gjennomfører selve oppsigelsen må du gjøre avtale med den ansatte og en tillitsvalgt representant (dersom den ansatte ikke motsetter seg å ha med noen)om å avholde et...

Navigasjonshjelp

Dette er hovedsiden for Avvikling av ansatte: her>
En mal og guideline for å gjennomføre en avviklingsprosess; 

Tema relaterte undersider: 
Komplettere verktøykassen din med en Planlegging av oppsigelse >> 
Gjennomfør drøftelsesmøte med medarbeider før oppsigelse  d>> 

Gjennomfør kort og klart >>  
Informer resten av teamet >>
Etter en oppsigelse kanskje du trenger en mal for effektiv REKRUTTERINGSPROSESS ? >> 
"Her kan du ta en gratis personlighetstest >>
..prinsipper og strategier for personlig suksess, prestasjonspsykologi >> 

Forsiden: >>

Kjell Ramstad
Bedriftsrådgiver, konsulent, rekruttering - Oslo, Sarpsborg, Fredrikstad, Moss, Halden, Drammen, Østfold

..se også.. Rekruttering Hvordan rekruttere rett person. ..klikk på bildet...