Overliggende sjekkliste for
vellykket rekruttering

Ta kontroll på hovedpunktene

En sjekkliste er et enkelt og nyttig hjelpemiddel for å sikre deg at du virkelig har med alle de vesentlige komponentene. Lag din egen liste som dekker rekrutteringsprosessen så den passer din situasjon. Prinsippene er alltid de samme, men har du ikke HR avdeling, sett inn det som passer. Du kan stadig utvikle den og gjøre listen bedre. 

Her har jeg har listet de viktigste punktene i prosessen. Selv synes jeg det er greit å starte planleggingen med å komme i overblikk og få en påminnelse om hva jeg bør tenke gjennom i forkant for å kunne være pro-aktiv. Det første punktene som gjelder skal - skal ikke, har du allerde vurdert i forrige trinn. 

Les gjennom punktene, deretter går vi mer i dybden på hvert enkelt hovedpunkt. 

Sjekkliste for utvelgelse og ansettelse av medarbeidere

1. Avgjør behovet for en ny eller en erstatnings-stilling.
   


2. Tenk kreativt gjennom alle muligheter for å få gjort arbeidet uten å øke bemanningen. (forbedre prosessen, jobbe annerledes, kutte bort ikke verdiskapende arbeid etc.) 
   
3. Gjennomføre er planleggingsmøte med relevante personer. (Det kan være HR ansvarlige, kommende kollega til den som ansettes, en intern kunde, ekstern konsulent).
4. Klargjør og prioriter nøkkelkravene til stillingen og kvalifikasjoner, egenskaper, temperament og atferdstrekk og og erfaring som du leter etter hos kandidatene. (Dette gir input til annonsetekst, og du gir det til de som hjelper deg å med sile ut søknader.
5. Lag en jobbeskrivelse (Sammen med en fra HR-avdelingen).
6. Gjør en vurdering av stillingens lønnsnivå. Kan avdelingen din tillate seg å opprette/fortsette stillingen?
7. Heng opp informasjon om stillingen (kopi av annonsen) på egnede interne tavler. (I motsetning til email henger denne synlig oppe hele tiden)
8. Send en email til all ansatte om at det er blitt hengt opp informasjon om ledig stilling og hvor det er gjort.
9. Sørg for at alle i ledergruppen oppmuntrer talentfulle og kvalifiserte interne kandidater om å søke på stillingen. Dersom det er du eller andre som kontakter en ansatt, pass på at denne personens foresatte alltid blir informert på forhånd. Uansett om noen blir oppmuntret til å søke, la alle skrive enn fullstendig søknad.
10. Avgjør om du ønsker å gjennomføre prosessen med interne kandidater først eller om vil la alle konkurrere.
11. Interesserte kandidater fyller ut formular for intern jobbsøknad
12. Avtal tidspunkt for ansettelse intervju med hver intern kandidat. (Ta med i møtet for eksempel representant for HR, noen som er intern kunde av den funksjonen det gjelder. Gjør en klar avtale dere i mellom om den enkeltes rolle i møtet. Vær helt klar med målet for dette intervjuet så alle kan ha full fokus på de prioriterte tingene som du ønsker å få klarlagt i dette møtet.
13. Summer opp etter hvert intervju og fyll ut vurderingsskjema. Det klart beste er at hver fyller ut og deretter sammenstiller til ett skjema. Dere kan også fylle ut et skjema i fellesskap.
14. Om ingen av de ansatte blir antatt så vær helt klar over for hver enkelt om at de ikke er valgt. Sørg for at det uansett kommer noe positivt ut av dette. Gi hver enkelt tilbakemelding om hva som manglet og hva de bør gjøre for å komme i betraktning neste gang. Bruk denne muligheten til å hjelpe de interne søkerne til å videre karrieremessig utvikling.
15. Om en intern søker blir valgt ut gir du et skriftlig tilbud som inneholde en beskrivelse av stillingen og av lønnsforhold og godtgjørelser.
16. Avtal med vedkommendes nåværende foresatte om en plan for overførsel fra gammel til ny stilling med.
17. Avslutt det interne søket.
18. Hvis det ikke dukker opp kvalifisert interne søker som er aktuelle for ansettelse utvider du og går i gang eksternt. (Kanskje du valgte å starte eksternt søk samtidig som det interne. I så fall er tingene allerede i ferd med å skje.)
19. Spre informasjon om den ledige stillingen i egen bransje og blant de ansattes venner og bekjente.
20. Rykk inn en stilling annonse i en eller flere aviser med en dekning som gjør at du kan oppnå en mangfoldig kandidat pool.
21. Plasser annonsen på jobb- og avisrelaterte nettsider inkludert firmaets webside.
22. Kontakt et antall rekrutterings-selskaper (flere muligheter online. De har databaser som de plukker ut og sorterer for deg eller som du får tilgang til. Jeg har gjort forskjellige avtaler om betaling. En måte er for eksempel å betale en høyere pris dersom en potensiell kandidat får ansettelse)
23. Bekreft mottatt søknad per email. (Informer om den videre gang. det er alltid en utfordring å få datoer til å klaffe, jeg oppgir alltid de planlage datoene for 1. gangs intervju og ber alle holde en hånd over disse tidspunktene i fall i blir innkalt til 1. gangs intervju. Oppgi tidsramme for når de som blir kontaktet vil få beskjed senest. Da vet resten at de er uaktuelle når de ikke hører noe. Skriv også at du vil beholde søknaden deres i ett år i tilfelle det skulle dukke opp andre muligheter.)
24. Så langt gjennom rekrutterings prosessen har du utviklet en kandidat pool. Enten du har utviklet denne poolen som et langsiktig tiltak over lengre tid eller du har startet fra bunnet av forbindelse med dette aktuelle søket er det uansett avgjørende viktig at oppnår en kvalifisert gruppe søkere før du starter den videre prosessen med ansettelse.
25. Basert på stillingsbeskrivelsen gjøres det endelig valg av hvem du ønsker å innkalle til 1. gangs intervju.
26. Avtal tid for 1. gangs intervju per telefon. Bekreft avtalen per mail.
27. Gjennomfør 1. gangs intervju. Informer kandidatene om hvilke datoer som er plukket ut for 2. gangs intervju. (Beskrivelse for 1. gangs intervju kommer om kort tid)
28. Summer opp resultatet av 1. gangs intervju ved å fylle ut evalueringsskjema.
29. Avhold et møte og ta avgjørelsen om hvilke kandidater som skal innkalles til 2. gangs intervju.
30. Under hele prosessen holde kontakt med de mest interessante kandidatene. Det du må gjøre er å sikre deg at de mest aktuelle søkerne beholder motivasjonen. Det påvirker du beste ved å ha god personlig kontakt. Denne oppgaven utføres av HR, ledere og evtentuelt ekstern konsulent.
31. Avgjør hvilke andre interne personer som skal delta i det 2. gangs intervju. Ta med folk som har påvirkning på beslutningen.(Jeg tar med representanter for fremtidige kolleger, intern kunder, HR-ansvarlige og representanter for tillitsvalgte der det er aktuelt). Informer de andre møtedeltakerne om resultatet fra forrige intervju og hva som er viktig å klargjort i dette møtet. Avklare den enkeltes rolle i møtet.
32. Avtal tid for 2. gangs intervju med utvalgte kandidater per telefon + bekreft per mail. Jeg legger ved formular for adferdsanalyse i emailen som søkeren skal returnere til meg ferdig utfylt. For min del er det helt nødvendig å ha analyseresultatene i forkant for å kunne være helhetlig skikkelig forberedt. Jeg gir kandidatene en hjemmelekse som de skal forberede og gjennomføre under 2. gang intervju. (beskrivelse av "hjemmeleksen" kommer)
33. Gjennomføre 2. gangs intervju. Møtet bygges opp rundt adferdsanalyse og hjemmeleksen samt anvendelse av spesielle intervjuteknikker som bruk av adferdsorienterte spørsmål etc. (beskrivelse av dette kommer)
34. Intervjuerne fyller ut evalueringsskjema for hver kandidat.
35. Kom frem til en konsensus beslutning om noen av kandidatene og i så fall hvilke som vurderes kvalifisert for ansettelse. Dette skjer både gjennom uformelle og formelle diskusjoner. Er det umulig å komme oppnå konsensus tar ansvarlig leder den endelig beslutningen.
36. Referanser sjekkes for de kandidatene som er valgt som potensielt aktuelle for stillingen. Manger steder er dette en oppgave for HR-folk. I mitt tilfelle er det alltid jeg som tar referanse sjekken.
37. HR avdeling og ansvarlig leder utarbeider og kommer til enighet om tilbud til kandidatene.
38. Ta uformell kontakt med den aktuelle kandidaten for å avklare interesse og motivasjon for stillingen. Få aksept for at du kan kan sjekke bakgrunnsopplysninger (en liste på dette kommer). Der det er aktuelt å sjekke opp mot stoffmisbruk må også det tas med. Om kontrakten inneholder konkurransebegrensninger ved avgang avklares også det. Eventuelt krav om konfidensialitet knyttet til stillingen avklares.
39. Dersom firmaet åpner for forhandling om (visse) betingelser, avhold et slikt møte.
40. Når eventuelle forhandlinger er gjennomført og man er kommet til enighet vil HR avdeling formulere det endelige tilbud som grunnlag for ansettelse.
41. Tilbudsbrev, stillingsbeskrivelse, klausul konkurranse forbud og andre avtaler overleveres kandidaten som signerer og ansettelse bekreftes.
42. Dato for oppstart i ny jobb besluttes. Andre tiltak i frem til tiltredelse (for eksempel deltakelse på spesielle møter, opplæring et.)avklares.

Å gjennomføre punktene i denne listen er det viktigste du gjør for å sikre en vellykket ansettelse, utvikle et enestående team og ivareta din egen og firmaets suksess.