Sørg for at 
system og hjelpemidler 
gjør det lett for folk
å skape tilfredse kunder!

Enkle, målrettede system 
kan mangedoble verdiskapingen

På min første dag i et mangeårig samarbeid med ABB lærte jeg to nye begreper; jeg hørte at folk stadig snakket om ”plunder og heft” og ”Baan”. Jeg skulle komme til å høre disse synonyme formuleringene daglig i lang tid. Baan er et av de største og tyngste administrative system på markedet. Folks opplevelse var at de stadig måtte slåss mot systemet for å få gjort jobben sin, de syntes det var tungt å jobbe. 
System kan, som mange andre ting, brukes som unnskyldning, så det blir en del av kulturen, man har en felles syndebukk. Men kompliserte, ineffektive system er en realitet. Jeg møter på dem stadig vekk. Ved å tilpasse systemene dine til organisasjonens visjon og mål, så du lar de effektivt smyge seg rundt arbeidsprosessene er det sannsynlig at du kan optimalisere ressursene og doble eller tredoble verdiskapingen. 

Jeg har ofte undret meg over hvor tålmodige, og tafatte, organisasjoner kan være når det dreier seg om å stille krav til systemleverandører. Når de ansatte sliter med å få gjort jobben sin fordi et elektronisk drevet system er utilgjengelig flere timer i strekk flere ganger per uke, uten at ledelsen griper inn og resolutt ordner opp, får vi en demotiverende situasjon som ødelegger svært mye. Mangel på mellomledere med pådriverens egenskaper, som får ting til å skje, er en utfordring i mange organisasjoner.

System er mye mer enn datasystem. Vi skal se på noen av de essensielle systemene som i sterk grad påvirke suksess og fiasko.

Tilpass systemene til målet

Om jeg spurte deg og dine medarbeidere om hensikten med systemene hos dere, hva ville dere har svart?
De fleste organisasjoner jeg har jobbet med ville i utgangspunktet ha svart: ”For å maksimere intern effektivitet”. 

Har du som meg noen gang sagt til deg selv:” Aldri mer om jeg kjøper noe derfra!” Jeg har flere slike. Hver gang kom det av måten leverandøren behandlet meg på, en behandling som var styrt av ”slik gjør vi det her hos oss”, altså de fulgte et system. Så svaret mange gir på spørsmålet mitt ovenfor går det rett til kjernen på problemet; system er ikke til for intern effektivitet, de er til for å støtte ordreprosessen. ordreprosessen som har tilfredse kunder som hovedmål. Å ha intern effektivisering som et mål er en etterlevning fra tider der leverandøren på grunn av vareknapphet hadde makt til å diktere kunden. Vi har opplevd et paradigmeskifte som skjer kun en gang, det har aldri skjedd tidligere og vil aldri skje igjen. Dette paradigmeskiftet har snudd opp ned på hva som er viktig; hvilke mål for fokus må vi ha for å oppnå suksess.

Jeg har samarbeidet med organisasjoner som var styrt av gamle vaner og opererte med målsettinger for fiasko, uten å se det. Systemene dine skal støtte kundetilfredshet. Målet som systemene dine skal støtte er kundetilfredshet.

Nøkkelsystemer

Under temaet prosess management og effektivisering av arbeidsprosesser begynte jeg å utdype hvordan sammenbrudd innen service og kvalitet forårsakes der historiske, vertikale funksjonelle strukturer krasjer med arbeidsprosessene som beveger seg horisontalt.

Prosessorientering spiller den ene fundamentale rollen i en organisasjons mulighet for suksess, og systemene innvevd i prosessene spiller den andre rollen. Først etter å fulgt prosessene fra A til Å i flere organisasjoner, i noen sammenheng samtidig med innføring av nytt informasjonssystem, var jeg i stand til å ha oversikt over helheten. Jeg har ikke møtt en leder som i utgangspunktet har hatt denne oversikten. Mangel på denne oversikten er en av hovedårsakene til ineffektive organisasjoner. På grunn av "høna og egget" problemet er du nødt til å ha helhetlig oversikt. Hovedprosessene er arterien i en organisasjon og selve hovedpulsåren for livet, systemet støtter strømmen som lever, nyre, hjerte og lunger, nøkkelsystemene og hele hierarkiet av systemer. 

Du skal ikke bli mer en forkjølet før du hangler og du får problem med å levere, det samme gjelder en organisasjon som har mangler i hovedprosessene eller i nøkkelsystemer. Husker du ordtaket "plunder og heft"? Det var ikke noe feil på menneskene. Årsaken var vesentlige feil ved prosessene og systemene. 

Systemene

Human Resource (HR) system

Effektiv arbeidsflyt leverer rett sak til rett tid, kvalitet, kvantitet og kostnad med tilfreds kunde som mål og verdiskaping som konsekvens. Men uten olje i maskineriet vil virkningsgraden synke. Utvikling av gode arbeidsrelasjoner og godt arbeidsmiljø er selve livslysten og energien som driver det hele. Belønning og anerkjennelse, rekruttering, involvering, opplæring og utvikling.

Innkjøpssystem

Distribusjonssystem

Informasjonssystem

Kontrollsystem

Økonomi system

Teknologi

Struktur

Administrative system

Tekst innhold: kommer 2016

Kjell Ramstad 

Følg med i de kommende oppdateringene helt enkelt ved å bestille nyhetsbrevet her.. Det eneste som skjer er at du mottar oppdatering og nyttig info en gang per måned. Du kan stoppe det hele ved et klikk.Nyhetsbrev finner du her..

Sider som bygges ferdig nå:

Personlighetstester.. les mer..>>

Rekruttering.. les mer..>>

Oppsigelse.. les mer..>>

Lage egen hjemmeside.. les mer..>>

Internett markedsføring.. les mer..>>

Hjemmeside verktøy.. les mer..>>